Uma Pessoa que Relata pode ser um funcionário atual ou antigo, mas também candidatos, estagiários (pagos ou não), voluntários, trabalhadores independentes, diretores ou gestores, bem como qualquer pessoa que trabalhe para empreiteiros, subcontratados e fornecedores.

A pessoa que denuncia as violações deve reportar de boa-fé, o que significa que deve ter "fundamentos razoáveis para acreditar que a informação sobre as violações reportadas era verdadeira no momento da denúncia" (artigo 4 da Lei). Toda a legislação nacional está coberta.

A informação reportada deve ter sido recolhida legalmente, em conformidade com as disposições legais existentes.

As informações sobre violações devem ser reportadas e serão processadas de acordo com o artigo 4.º desta Política.

As pessoas que desejem reportar violações são incentivadas a dar prioridade aos relatórios internos dentro da Entidade Jurídica antes de qualquer relatório externo a uma autoridade competente.

Questões individuais envolvendo membros da equipa não são tratadas ao abrigo desta Política e são tratadas separadamente pelo departamento de Recursos Humanos (por favor, contacte a equipa relevante).

Por favor, note que  a Luxinnovation tem uma política separada relativamente ao assédio moral e sexual. Qualquer pessoa que acredite ter sido vítima ou testemunha de atos de assédio moral ou sexual no  âmbito da Luxinnovation é encorajada a denunciar, no âmbito desta política separada, ao departamento de Recursos Humanos ou à Delegação de Pessoal.

3.1. Os canais internos de comunicação previstos no artigo 4 da Política são concebidos, estabelecidos e geridos de forma segura, garantindo a estrita confidencialidade da identidade da pessoa que faz a denúncia, de qualquer terceiro mencionado no relatório e de toda a informação e dados contidos no relatório. 

Todo o procedimento descrito no artigo 4 desta Política será conduzido de forma confidencial, objetiva e imparcial.

As pessoas envolvidas neste procedimento comprometem-se escrupulosamente a respeitar a confidencialidade das informações e dados que lhes são apresentadas. O não cumprimento pode resultar em ação disciplinar. 

3.2. A identidade do autor do relatório, incluindo qualquer informação da qual a identidade deste último possa ser deduzida direta ou indiretamente, não pode ser divulgada sem o consentimento expresso deste a pessoas que não sejam os membros autorizados e competentes do pessoal previstos no artigo 4.º da Política.

Por derogação ao parágrafo anterior, a identidade do autor do relatório e qualquer outra informação referida no parágrafo anterior podem ser divulgadas quando esta seja uma obrigação necessária e proporcional imposta pela Lei alterada de 8 de junho de 2004 sobre a liberdade de expressão nos meios de comunicação ou pela legislação da União Europeia no âmbito de investigações conduzidas por autoridades nacionais ou no âmbito de processos judiciais, em particular, com vista a salvaguardar os direitos de defesa da pessoa em causa.

O procedimento interno de reporte descrito abaixo aplica-se a todos os funcionários da  Luxinnovation, bem como a pessoas que trabalhem sob a supervisão e direção de contratantes, subcontratados e fornecedores, aos seus contratantes independentes, aos seus membros e aos membros do seu órgão administrativo, de gestão ou de supervisão, bem como a antigos funcionários, estagiários pagos ou não remunerados, voluntários e candidatos.

4.1. Regras para o relatório interno de violações 

1. Canal de reporte

A violação deve ser reportada em termos suficientemente precisos. 

A pessoa que denuncia deve reportar de boa-fé às pessoas competentes por escrito, assinado e datado: 

1. por email para ser enviado para o seguinte endereço whistleblowing@Luxinnovation.lu  ou
2. por carta a ser enviada para o seguinte endereço  postal Luxinnovation GIE – Whistleblowing/lanceur d'alerte 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 Esch-sur-Alzette  

2. Conteúdo do relatório

O relatório deverá incluir pelo menos a seguinte informação:

• a identidade, a função e os dados de contacto da pessoa que denuncia;
• o sujeito do relatório;  
• a identidade da(s) pessoa(s) a quem o relatório se refere;
• uma descrição precisa e detalhada dos factos (datas, testemunhas, etc.);
• Qualquer informação ou documento, em qualquer forma ou apoio, que possa apoiar o relatório.

3. Relatório anónimo

A pessoa que denuncia pode emitir uma denúncia anónima, embora denúncias identificadas sejam fortemente encorajadas. Por favor, note que todas as denúncias, mesmo que anónimas, devem ser feitas de boa-fé.

 A Luxinnovation aceitará as circunstâncias excecionais que justificam a denúncia anónima e lidará com a denúncia.

Se a pessoa autorizada que recebe o relatório escrito o considerar suficientemente preciso e as circunstâncias excecionais justificadas, a pessoa anónima responsável pela denúncia deve estar disposta a responder a quaisquer perguntas consideradas úteis no contexto do processamento do relatório.

Na falta disso, a Entidade Jurídica não será obrigada a lidar com a denúncia anónima.

Se todos os requisitos para uma denúncia anónima forem cumpridos e quaisquer perguntas adicionais forem respondidas, a denúncia será processada e acompanhada da mesma forma que as denúncias não anónimas. 

4. Acusação de receção do relatório

Um reconhecimento de receção do relatório será enviado à pessoa que faz a denúncia o mais rapidamente possível e, no máximo, no prazo de 7 dias úteis após a receção do relatório. 

5. Admissibilidade do relatório

Para permitir que a Entidade Jurídica processe e acompanhe o relatório, este deve ser redigido em termos suficientemente precisos. Na falta disso, o relatório não permitirá ao empregador cumprir as suas obrigações e  a Luxinnovation poderá decidir apresentar o relatório sem mais ações ou solicitar informações adicionais. 

Quando o relatório for suficientemente preciso, será tratado de acordo com o ponto seguinte.

4.2. Processamento e acompanhamento do relatório

1. Medida(s) de seguimento contemplada(s)

O relatório é encaminhado para [às pessoas autorizadas (designadas pelo Comité de Gestão e cujos nomes são comunicados aos colaboradores da Luxinnovation em cada nova nomeação) que decidirão as medidas a tomar à luz das informações reportadas pela pessoa responsável e, quando apropriado, de quaisquer informações adicionais recolhidas pelas pessoas autorizadas.

As medidas previstas podem incluir, em particular:

• o encaminhamento da pessoa que relata para a pessoa ou departamento apropriado dentro da Luxinnovation em caso de inadmissibilidade (por exemplo, departamento de RH, superior, gestão, etc.);
• o encerramento do procedimento, incluindo quando os elementos reportados não permitem concluir que ocorreu uma violação, no caso de uma violação manifestamente menor que não exija mais ação além do encerramento do procedimento, devido à falta de provas ou por outras razões que serão especificadas à pessoa que denuncia (o procedimento será encerrado, por exemplo, no caso de relatórios repetidos que não contenham informação nova significativa em relação a qualquer relatório anterior);  
• a abertura de uma investigação quando os elementos reportados assim o exigem (por favor, consulte o artigo 4.2, ponto 2 da Política);  
• sanções contra o(s) autor(es) da violação quando os elementos reportados forem, por si só, suficientes para concluir que ocorreu uma violação (por favor, consulte o artigo 6.º da Política);  
• o encaminhamento para uma autoridade competente para investigação adicional, na medida em que esta informação não prejudique a investigação interna nem viole os direitos da pessoa em questão.

 As informações sobre as medidas previstas ou tomadas no âmbito do acompanhamento e sobre as razões desse acompanhamento devem ser fornecidas num prazo razoável e, no máximo, no prazo de 3 meses após o reconhecimento de receção do relatório ou, na ausência de acusação de receção, no prazo de 3 meses após o término de um período de 7 dias após a receção do relatório.

A pessoa que denuncia será informada regularmente, e a seu pedido razoável, sobre o progresso do processamento do relatório. A pessoa que faz a denúncia pode também ser solicitada a fornecer quaisquer informações adicionais consideradas necessárias para processar a denúncia.

2. Investigação

a) Se os elementos reportados assim o exigirem e por decisão da Administração, será realizada uma investigação pelas pessoas autorizadas o mais rapidamente possível, dependendo da disponibilidade de todas as partes e da complexidade do caso.

Neste sentido, dependendo da situação, a Direção nomeará os membros do Comité de Ética, constituído por colaboradores da Luxinnovation, ou um prestador de serviços externo, se necessário.

Como parte da investigação, podem ser realizadas entrevistas individuais com as seguintes pessoas:

• a pessoa responsável pelo relatório;
• o(s) alegado(s) autor(es) da violação;
• Se necessário, qualquer pessoa mencionada no relatório ou qualquer pessoa que possa esclarecer os factos reportados (colegas de trabalho, superiores, etc.).

Um relatório de cada entrevista será assinado e datado pela pessoa entrevistada e pelas pessoas que a conduziram. 

Estas trocas destinam-se a complementar quaisquer documentos e informações recolhidos para permitir a tomada de uma decisão sobre a violação reportada.

b) Com base nos relatórios e outros elementos recolhidos, o Comité de Ética elaborará o seu relatório final de investigação para determinar se a violação reportada foi comprovada. Este relatório será enviado ao parecer final externo relevante (jurídico, contabilístico, etc.), antes de ser submetido ao Comité de Gestão para decisão final.

As conclusões da investigação, ou seja, se uma violação foi ou não estabelecida, serão comunicadas à pessoa que denuncia e ao(s) autor(es).

Os relatórios das entrevistas e quaisquer documentos e informações recolhidos permanecem estritamente confidenciais. Podem, se necessário, ser encaminhadas à autoridade competente a seu pedido ou aos tribunais em caso de litígio.

c) Se a violação for comprovada, serão aplicadas sanções adequadas contra o(s) autor(es) de acordo com o artigo 6 da Política.

Se a violação não for comprovada, o procedimento é encerrado. 

A pessoa responsável pela denúncia pode apresentar um relatório externo à autoridade competente e, de acordo com os canais e procedimentos de reporte estabelecidos pela autoridade competente:

• ou após ter feito um relatório interno de acordo com esta Política;
• ou diretamente se for impossível remediar efetivamente a violação internamente ou se houver risco de retaliação contra a pessoa que denuncia.

Ao abrigo da Lei, a pessoa que denuncia é incentivada a privilegiar os canais internos de reporte antes de reportar externamente.

Quando uma violação é estabelecida, serão aplicadas sanções adequadas contra o(s) autor(es) da violação. 

O autor da violação é informado de que, dependendo da natureza e extensão da violação, podem ser instaurados processos legais, criminais e/ou administrativos contra ele.

1. A pessoa que faz a denúncia de boa-fé, de acordo com esta Política e as disposições legais em vigor, não estará sujeita a retaliações pelos factos reportados.

2. No entanto, qualquer relatório que não seja feito de boa-fé, que contenha informações enganosas ou que seja feito em particular com a intenção de prejudicar a Luxinnovation ou de prejudicar uma pessoa específica pode estar sujeito a sanções disciplinares até uma demissão com efeito imediato.

Além disso, nos termos do artigo 27.º n.º 5 da Lei, uma pessoa que denuncia conscientemente ou divulgue publicamente informações falsas pode ser sujeita a uma pena de prisão de 8 dias até 3 meses e a uma multa entre 1.500 e 50.000 euros.

O autor de uma denúncia falsa pode também ser responsabilizado civilmente (incluindo no caso de uma denúncia feita quando o autor tinha conhecimento da falsidade da informação reportada) e o empregador pode reclamar indemnização pela perda sofrida perante o tribunal competente.

Por fim, deve lembrar-se que a pessoa alvo de falsas acusações beneficia de uma ação pessoal por difamação ou denúncia difamatória contra o funcionário que denuncia.

3. As medidas de proteção previstas no ponto 1 aplicam-se também a facilitadores e terceiros relacionados com a pessoa que denuncia e que estejam em risco de retaliações num contexto profissional (por exemplo, colegas, familiares da pessoa que denuncia).  

1. Qualquer tratamento de dados pessoais ao abrigo desta Política e da Lei será realizado de acordo com:

• o Regulamento (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016 (Regulamento Geral de Proteção de Dados, doravante referido como "RGPD");
• a Lei de 1 de agosto de 2018 sobre a proteção de indivíduos no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais em matérias criminais e de segurança nacional;
• a Política do RGPD implementada no aviso de privacidade da Luxinnovation.

2. Dados pessoais que claramente não sejam relevantes para o processamento de um relatório específico não devem ser recolhidos ou, se recolhidos acidentalmente, devem ser eliminados imediatamente.

3. De acordo com a Lei de 16 de maio de 2023 e o RGPD, o período de armazenamento dos documentos relacionados com uma denúncia de violação será determinado caso a caso, dependendo da natureza da violação ou má conduta denunciada. 

Última modificação: dezembro de 2023