Het beleid is van toepassing binnen de rechtspersoon LUXINNOVATION GIE (hierna aangeduid als "Luxinnovation" of als de "Rechtspersoon"), geregistreerd onder nummer C16 in het Luxemburgse Handelsregister. Het hoofdkantoor is gevestigd op 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 ESCH-sur-ALZETTE.
Het doel is om informatie te verstrekken en de procedures aan te geven voor het verzamelen, verwerken en opvolgen van interne en externe rapporten die te goeder trouw door de melder zijn opgesteld.
De huidige polis is van toepassing per 12-01-2023. De werkgever behoudt zich het recht voor om de inhoud van dit beleid op elk moment te wijzigen en te wijzigen.
Dit beleid is beschikbaar voor Luxinnovation-medewerkers op het intranet en, voor Luxinnovation-contacten, op de website (www.luxinnovation.lu).
1. Definities
Term | Definitie |
Gemachtigde personen | Personen die door Luxinnovation zijn verplicht om de gerapporteerde overtredingen te ontvangen en te verwerken. Hun identiteit wordt per e-mail aan het personeel doorgegeven bij elke nieuwe afspraak. |
Inbreuk(en) | Handelingen of nalatigheden die onwettig zijn of in strijd zijn met het doel of doel van het nationale recht of rechtstreeks toepasselijke bepalingen van het EU-recht. |
Extern rapport | De mondelinge of schriftelijke communicatie van informatie over datalekken aan de bevoegde autoriteit. |
Begeleider | Een natuurlijke persoon die een melder helpt bij het meldproces in een werkgerelateerde context, en wiens hulp vertrouwelijk moet zijn. |
Informatie over datalekken | Informatie, inclusief redelijke vermoedens, over daadwerkelijke of potentiële datalekken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden in de organisatie waarin de melder werkt of heeft gewerkt, of in een andere organisatie waarmee de melder contact heeft gehad via zijn of haar werk, en over pogingen om dergelijke datalekken te verbergen. |
Intern rapport | De mondelinge of schriftelijke communicatie van informatie over datalekken binnen de rechtspersoon. |
Betrokken persoon
| Natuurlijke of juridische persoon die in het rapport of de openbare bekendmaking wordt aangeduid als de persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon verbonden is. |
Publieke bekendmaking of openbaarmaking | Het maken van informatie over datalekken die openbaar beschikbaar zijn. |
Rapport of rapportage | De mondelinge of schriftelijke communicatie van informatie over datalekken. |
Verslaggever | Elke natuurlijke persoon die melding maakt of informatie openbaar maakt over datalekken die zijn verkregen in het kader van zijn of haar werkgerelateerde activiteiten. |
Vergeldingen | Elke directe of indirecte handeling of nalatigheid, die plaatsvindt in een werkgerelateerde context, wordt ingegeven door interne of externe rapportage of door publieke bekendmaking, en veroorzaakt of kan onterechte schade veroorzaken voor de meldende persoon. |
Werkgerelateerde context | Huidige of eerdere werkactiviteiten in de publieke of private sector waardoor, ongeacht de aard van die activiteiten, personen informatie verkrijgen over datalekken en waarbij deze personen represailles kunnen ondervinden als zij dergelijke informatie melden. |
2. Algemene bepalingen - Principes
Een Melder kan een huidige of voormalige werknemer zijn, maar ook kandidaten, stagiairs (betaald of onbetaald), vrijwilligers, zelfstandigen, bestuurders of managers, evenals iedereen die werkt voor aannemers, onderaannemers en leveranciers.
De meldende persoon moet lekken te goeder trouw melden, wat betekent dat hij "redelijke gronden moet hebben om te geloven dat de informatie over gemelde datalekken op het moment van rapportage waar was" (artikel 4 van de wet). Alle nationale wetgeving is onder de dekking.
De gerapporteerde informatie moet wettig zijn verzameld, in overeenstemming met bestaande wettelijke bepalingen.
Informatie over datalekken moet worden gemeld en zal worden verwerkt overeenkomstig artikel 4 van dit beleid.
Melders die datalekken willen melden, worden aangemoedigd interne rapportage binnen de Rechtspersoon voorrang te geven vóór externe rapportage aan een bevoegde instantie.
Individuele zaken met betrekking tot medewerkers worden niet behandeld onder dit beleid en worden afzonderlijk behandeld door de afdeling Human Resources (neem contact op met het relevante personeel).
Let op: Luxinnovation heeft een apart beleid met betrekking tot morele en seksuele intimidatie. Iedereen die denkt slachtoffer of getuige te zijn geweest van morele of seksuele intimidatie binnen Luxinnovation, wordt aangemoedigd om, binnen het kader van dit aparte beleid, zich te melden bij de afdeling Human Resources of de Personeelsdelegatie.
3. Garantieplicht en vertrouwelijkheid
3.1. De interne meldingskanalen zoals voorzien in artikel 4 van het beleid zijn op een veilige manier ontworpen, ingesteld en beheerd die strikte vertrouwelijkheid garandeert van de identiteit van de meldende persoon, van elke derde partij die in het rapport wordt genoemd en van alle informatie en gegevens in het rapport.
De gehele procedure beschreven in artikel 4 van dit beleid zal vertrouwelijk, objectief en onpartijdig worden uitgevoerd.
De betrokken personen bij deze procedure nemen zorgvuldig de vertrouwelijkheid van de informatie en gegevens die aan hun aandacht worden voorgelegd, te respecteren. Het niet naleven hiervan kan leiden tot disciplinaire maatregelen.
3.2. De identiteit van de auteur van het rapport, inclusief informatie waaruit de identiteit van laatstgenoemde direct of indirect kan worden afgeleid, mag niet worden verstrekt zonder uitdrukkelijke toestemming van laatstgenoemde aan personen anders dan de bevoegde en bevoegde personeelsleden zoals voorzien in artikel 4 van het beleid.
Ter afwijking van de voorgaande alinea kan de identiteit van de auteur van het rapport en eventuele andere in de voorgaande alinea genoemde informatie worden bekendgemaakt indien dit een noodzakelijke en proportionele verplichting is opgelegd door de gewijzigde wet van 8 juni 2004 inzake vrijheid van meningsuiting in de media of door het Europese Unierecht in het kader van onderzoeken uitgevoerd door nationale autoriteiten of in het kader van rechtszaken, met het oog op het waarborgen van de verdedigingsrechten van de betrokken persoon.
4. Procedure te volgen in geval van een intern rapport
De hierna beschreven interne rapportageprocedure geldt voor alle medewerkers van Luxinnovation, evenals voor personen die onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers werken, voor haar zelfstandige opdrachtnemers, voor haar leden en voor leden van haar administratief, management- of toezichthoudend orgaan, evenals voor voormalige werknemers, betaalde of onbetaalde stagiairs, vrijwilligers en kandidaten.
4.1. Regels voor het interne rapport van overtredingen
1. Rapportagekanaal
De inbreuk moet in voldoende precieze termen worden gerapporteerd.
De meldende persoon moet te goeder trouw schriftelijk melden aan bevoegde personen, ondertekend en gedateerd:
- per e-mail te verzenden naar het volgende adres : whistleblowing@Luxinnovation.lu of
- per brief te verzenden naar het volgende postadres Luxinnovation GIE – Klokkenluider/lanceur d'alerte 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 Esch-sur-Alzette
2. Inhoud van het rapport
Het rapport zal ten minste de volgende informatie bevatten:
- de identiteit, de functie en de contactgegevens van de meldende persoon;
- het onderwerp van het rapport;
- de identiteit van de persoon of personen op wie het rapport betrekking heeft;
- een nauwkeurige en gedetailleerde beschrijving van de feiten (data, getuigen, enz.);
- Alle informatie of documenten, in welke vorm dan ook of over welke ondersteuning dan ook, die het rapport kunnen ondersteunen.
3. Anonieme melding
De melder kan een anonieme melding doen, hoewel geïdentificeerde meldingen sterk worden aangemoedigd. Houd er rekening mee dat alle meldingen, zelfs als ze anoniem zijn, te goeder trouw moeten worden gedaan.
Luxinnovation accepteert de uitzonderlijke omstandigheden die de anonieme melding rechtvaardigen en behandelt de melding.
Als de bevoegde persoon die het schriftelijke rapport ontvangt het voldoende nauwkeurig acht en de uitzonderlijke omstandigheden gerechtvaardigd acht, moet de anonieme meldende persoon bereid zijn alle vragen te beantwoorden die nuttig worden geacht in de context van de verwerking van het rapport.
Indien dit niet lukt, is de rechtspersoon niet verplicht om het anonieme rapport te behandelen.
Als aan alle eisen voor een anonieme melding is voldaan en eventuele aanvullende vragen worden beantwoord, wordt de melding op dezelfde manier verwerkt en opgevolgd als niet-anonieme meldingen.
4. Bevestiging van ontvangst van het rapport
Een ontvangstbevestiging van het rapport wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 7 werkdagen na ontvangst van het rapport naar de melder gestuurd.
5. Toelaatbaarheid van het rapport
Om de juridische entiteit in staat te stellen het rapport te verwerken en op te volgen, moet het in voldoende precieze termen worden geformuleerd. Indien dit niet lukt, zal het rapport de werkgever niet in staat stellen haar verplichtingen na te komen en kan Luxinnovation besluiten het rapport in te dienen zonder verdere actie of om aanvullende informatie te vragen.
Waar het rapport voldoende nauwkeurig is, wordt het behandeld in overeenstemming met het volgende punt.
4.2. Verwerking en opvolging van het rapport
1. Overwoog vervolgmaatregel(s)
Het rapport wordt doorgestuurd naar [aan de bevoegde personen (aangewezen door het Managementcomité en wiens namen bij elke nieuwe aanstelling aan het Luxinnovation-personeel worden doorgegeven), die zullen beslissen over de te nemen maatregelen op basis van de door de meldende persoon gerapporteerde informatie en, waar passend, eventuele aanvullende informatie verzameld door de bevoegde personen.
De voorgestelde maatregelen kunnen in het bijzonder omvatten:
- de doorverwijzing van de melder naar de juiste persoon of afdeling binnen Luxinnovation in geval van ontoelaatbaarheid (bijv. HR-afdeling, leidinggevende, management, enz.);
- de sluiting van de procedure, ook wanneer de gerapporteerde elementen het niet mogelijk maken om te concluderen dat er een schending heeft plaatsgevonden, in het geval van een duidelijk kleine overtreding die geen verdere actie vereist behalve de sluiting van de procedure, wegens onvoldoende bewijs of om andere redenen die aan de melder worden gespecificeerd (de procedure zal worden gesloten, bijvoorbeeld in het geval van herhaalde rapporten die geen significante nieuwe informatie bevatten ten opzichte van een eerder rapport);
- het starten van een onderzoek wanneer de gerapporteerde elementen dat vereisen (zie artikel 4.2, punt 2 van het beleid);
- sancties tegen de dader(s) van de inbreuk wanneer de gemelde elementen op zichzelf voldoende zijn om tot de conclusie te komen dat er sprake is van een inbreuk (zie artikel 6 van het Beleid);
- de doorverwijzing naar een bevoegde autoriteit voor verder onderzoek, voor zover deze informatie het interne onderzoek niet zou schaden of de rechten van de betrokken persoon zou schenden.
Informatie over de beoogde of genomen maatregelen als onderdeel van de follow-up en over de redenen hiervoor moet binnen een redelijke termijn worden verstrekt, en uiterlijk binnen 3 maanden na ontvangstbevestiging van het rapport of, bij afwezigheid van ontvangstbevestiging, binnen 3 maanden na het verstrijken van een periode van 7 dagen na ontvangst van het rapport.
De melder wordt regelmatig en op redelijk verzoek op de hoogte gehouden van de voortgang van de verwerking van het rapport. De melder kan ook worden gevraagd om aanvullende informatie te verstrekken die nodig wordt geacht om het rapport te verwerken.
2. Onderzoek
a) Indien de gerapporteerde elementen dat vereisen en op basis van het besluit van het Management, zal er zo snel mogelijk een onderzoek worden uitgevoerd door de bevoegde personen, afhankelijk van de beschikbaarheid van alle partijen en de complexiteit van de zaak.
In dit opzicht zal het Management, afhankelijk van de situatie, de leden van de ethische commissie benoemen, bestaande uit medewerkers van Luxinnovation, of indien nodig een externe dienstverlener.
Als onderdeel van het onderzoek kunnen individuele interviews worden afgenomen met de volgende personen:
- de melder;
- de vermeende dader(s) van de inbreuk;
- indien nodig, elke persoon die in het rapport wordt genoemd of iemand die verduidelijking kan geven over de gerapporteerde feiten (collega's, leidinggevende, enz.).
Een verslag van elk interview wordt ondertekend en gedateerd door de geïnterviewde persoon en de personen die het interview hebben afgenomen.
Deze uitwisselingen zijn bedoeld als aanvulling op verzamelde documenten en informatie, zodat er een beslissing kan worden genomen over het gemelde lek.
b) Op basis van de verzamelde rapporten en andere elementen zal de ethische commissie haar definitieve onderzoeksrapport opstellen om te bepalen of de gemelde inbreuk is vastgesteld. Dit rapport wordt doorgestuurd naar relevante externe eindadviezen (juridisch, boekhoudkundige, enz.), voordat het wordt voorgelegd aan het Managementcomité voor definitieve beslissing.
De conclusies van het onderzoek, oftewel of er een datalek is vastgesteld, worden gecommuniceerd aan de melder en aan de dader(s).
De verslagen van de interviews en alle verzamelde documenten en informatie blijven strikt vertrouwelijk. Zij kunnen, indien nodig, op verzoek naar de bevoegde autoriteit worden doorgestuurd of in geval van geschil naar de rechtbanken.
c) Indien de schending wordt vastgesteld, zullen passende sancties worden opgelegd tegen de dader(s) overeenkomstig artikel 6 van het beleid.
Als de inbreuk niet wordt vastgesteld, wordt de procedure gesloten.
5. Externe rapportage aan een bevoegde autoriteit
De melder kan een externe melding indienen bij de bevoegde autoriteit en in overeenstemming met de meldkanalen en procedures die door de bevoegde autoriteit zijn vastgesteld:
- ofwel na het opstellen van een intern rapport overeenkomstig dit beleid;
- of direct als het onmogelijk is om het lek intern effectief te verhelpen of als er een risico is op represailles tegen de meldende persoon.
Volgens de wet wordt de melder aangemoedigd interne meldingskanalen te bevoorrechten voordat hij extern rapporteert.
6. Sancties tegen de dader(s) van de overtreding
Wanneer een overtreding wordt vastgesteld, worden passende sancties opgelegd tegen de dader(s) van de overtreding.
De dader van de inbreuk wordt geïnformeerd dat, afhankelijk van de aard en omvang van de inbreuk, juridische, strafrechtelijke en/of administratieve procedures tegen hem/haar kunnen worden ingesteld.
7. Bescherming van de meldende persoon
1. De meldende persoon die te goeder trouw een melding doet overeenkomstig dit beleid en de geldende wettelijke bepalingen, wordt niet onderworpen aan represailles voor de gerapporteerde feiten.
2. Echter, elk rapport dat niet te goeder trouw is gedaan, misleidende informatie bevat of dat in het bijzonder is opgesteld met de bedoeling Luxinnovation te schaden of een specifieke persoon te schaden, kan onderworpen worden aan disciplinaire sancties tot een ontslag met onmiddellijke ingang.
Daarnaast kan een melder die opzettelijk valse informatie heeft gemeld of openbaar heeft gemaakt, op grond van artikel 27(5) van de wet worden onderworpen aan een gevangenisstraf van 8 dagen tot 3 maanden en een boete van tussen EUR 1.500 en EUR 50.000.
De auteur van een vals rapport kan ook civielrechtelijk aansprakelijk worden gesteld (ook in het geval van een rapport dat is opgesteld terwijl de auteur op de hoogte was van de onjuistheid van de gerapporteerde informatie) en de werkgever kan schadevergoeding eisen voor het geleden verlies voor de bevoegde rechtbank.
Tot slot moet worden onthouden dat de persoon die valse beschuldigingen krijgt, profiteert van een persoonlijke actie wegens laster of lasterlijke aanklacht tegen de meldende werknemer.
3. De beschermingsmaatregelen die in punt 1 zijn vastgesteld, gelden ook voor facilitators en derden die familie zijn van de meldende persoon en die risico lopen op represailles in een werkgerelateerde context (bijvoorbeeld collega's, familieleden van de meldende persoon).
8. Verwerking van persoonsgegevens
1. Elke verwerking van persoonsgegevens onder dit beleid en de wet zal worden uitgevoerd in overeenstemming met:
- de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna aangeduid als "GDPR");
- de wet van 1 augustus 2018 inzake de bescherming van individuen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in strafrechtelijke zaken en in zaken van nationale veiligheid;
- het AVG-beleid dat is geïmplementeerd in de privacyverklaring van Luxinnovation.
2. Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de verwerking van een specifiek rapport, mogen niet worden verzameld of, indien per ongeluk verzameld, onmiddellijk worden verwijderd.
3. In overeenstemming met de wet van 16 mei 2023 en de AVG wordt de opslagperiode voor documenten in verband met een melding van een overtreding per geval bepaald, afhankelijk van de aard van de gemelde inbreuk of wangedrag.
Laatste wijziging: december 2023