La Politica si applica all'interno dell'entità giuridica LUXINNOVATION GIE (di seguito denominata "Luxinnovation" o "Entità Giuridica"), registrata con il numero C16 nel Registro delle Merci del Lussemburgo. La sede centrale si trova al numero 5 di Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 ESCH-sur-ALZETTE.
Il suo scopo è fornire informazioni e indicare le procedure per la raccolta, l'elaborazione e il follow-up dei rapporti interni ed esterni redatti in buona fede dalla persona che ha segnalato.
La politica attuale è applicabile al 12/01/2023. Il datore di lavoro si riserva il diritto di modificare e modificare il contenuto di questa Politica in qualsiasi momento.
Questa politica è disponibile per i dipendenti Luxinnovation tramite l'intranet e, per i contatti Luxinnovation, sul sito web (www.luxinnovation.lu).
1. Definizioni
Termine | Definizione |
Persone autorizzate | Persone incaricate da Luxinnovation di ricevere e processare le violazioni segnalate. La loro identità verrà comunicata al personale via email ad ogni nuovo appuntamento. |
Violazione | Atti o omissioni illeciti o contrari all'oggetto o allo scopo della legge nazionale o alle disposizioni direttamente applicabili del diritto UE. |
Rapporto esterno | La comunicazione orale o scritta di informazioni sulle violazioni all'autorità competente. |
Facilitatore | Una persona fisica che assiste una persona che segnala nel processo di segnalazione in un contesto lavorativo, e la cui assistenza dovrebbe rimanere riservata. |
Informazioni sulle violazioni | Informazioni, inclusi sospetti ragionevoli, su violazioni reali o potenziali, che si sono verificate o sono molto probabili che si verifichino nell'organizzazione in cui la persona che segnala lavora o ha lavorato, o in un'altra organizzazione con cui la persona che segnala è o ha avuto contatti attraverso il proprio lavoro, e riguardanti i tentativi di nascondere tali violazioni. |
Rapporto interno | La comunicazione orale o scritta di informazioni relative alle violazioni all'interno dell'Entità Giuridica. |
Persona interessata
| Persona fisica o giuridica indicata nel rapporto o nella divulgazione pubblica come la persona a cui viene attribuita la violazione o con cui quella persona è associata. |
Divulgazione pubblica o divulgazione pubblica | La rese disponibile nel dominio pubblico le informazioni sulle violazioni. |
Rapporto o segnalazione | La comunicazione orale o scritta di informazioni sulle violazioni. |
Persona che segnala | Qualsiasi persona fisica che riferisca o divulghi pubblicamente informazioni sulle violazioni acquisite nel contesto delle proprie attività lavorative. |
Ritorsioni | Qualsiasi atto o omissione diretta o indiretta, che avviene in un contesto lavorativo, è motivato da segnalazioni interne o esterne o da divulgazione pubblica, e che causa o può causare un danno ingiustificato alla persona che segnala. |
Contesto lavorativo | Attività lavorative attuali o passate nel settore pubblico o privato attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, le persone acquisiscono informazioni sulle violazioni e nelle quali tali persone potrebbero subire ritorsioni se comunicassero tali informazioni. |
2. Disposizioni generali - Principi
Una persona che segnala può essere un dipendente attuale o passato, ma anche candidati, tirocinanti (retribuiti o non retribuiti), volontari, lavoratori autonomi, direttori o manager, oltre a qualsiasi persona che lavori per appaltatori, subappaltatori e fornitori.
La persona che segnala deve segnalare le violazioni in buona fede, il che significa che deve avere "motivi ragionevoli per credere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere al momento della segnalazione" (articolo 4 della legge). Tutta la legge nazionale è coperta.
Le informazioni riportate devono essere state raccolte legalmente, in conformità con le disposizioni legali vigenti.
Le informazioni sulle violazioni devono essere segnalate e saranno elaborate in conformità con l'articolo 4 della presente Politica.
Le persone che segnalano le violazioni sono incoraggiate a dare priorità alla segnalazione interna all'interno dell'Entità Giuridica prima di qualsiasi segnalazione esterna a un'autorità competente.
Le questioni individuali che coinvolgono i membri dello staff non sono trattate secondo questa Politica e sono gestite separatamente dal dipartimento Risorse Umane (si prega di contattare il personale competente).
Si prega di notare che Luxinnovation ha una politica separata riguardo alle molestie morali e sessuali. Chiunque ritenga di essere stata vittima o testimone di atti di molestie morali o sessuali all'interno di Luxinnovation è incoraggiato a segnalare, nell'ambito di questa politica separata, al dipartimento Risorse Umane o alla Delegazione del Personale.
3. Dovere di garanzia e riservatezza
3.1. I canali interni di segnalazione previsti dall'articolo 4 della Politica sono progettati, stabiliti e gestiti in modo sicuro che garantisce la stretta riservatezza dell'identità della persona che segnala, di qualsiasi terza parte menzionata nel rapporto e di tutte le informazioni e dati contenuti nel rapporto.
L'intera procedura descritta nell'articolo 4 della presente Politica sarà condotta in modo confidenziale, oggettivo e imparziale.
Le persone coinvolte in questa procedura si impegnano scrupolosamente a rispettare la riservatezza delle informazioni e dei dati portati a loro conoscenza. Il mancato rispetto può comportare provvedimenti disciplinari.
3.2. L'identità dell'autore del rapporto, inclusa qualsiasi informazione da cui possa essere dedotta direttamente o indirettamente l'identità di quest'ultimo, non può essere divulgata senza l'espresso consenso di quest'ultimo a persone diverse dai membri autorizzati e competenti del personale previsti dall'articolo 4 della Politica.
A titolo di deroga al paragrafo precedente, l'identità dell'autore del rapporto e qualsiasi altra informazione menzionata nel paragrafo precedente possono essere divulgate qualora ciò sia un obbligo necessario e proporzionato imposto dalla legge modificata dell'8 giugno 2004 sulla libertà di espressione nei media o dal diritto dell'Unione Europea nel contesto di indagini condotte dalle autorità nazionali o nel contesto di procedimenti giudiziari, in particolare al fine di tutelare i diritti di difesa della persona interessata.
4. Procedura da seguire in caso di rapporto interno
La procedura interna di rendicontazione descritta di seguito si applica a tutti i dipendenti di Luxinnovation, nonché a persone che lavorano sotto la supervisione e direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori, ai suoi lavoratori autonomi, ai suoi membri e ai membri del suo organo amministrativo, gestionale o di supervisione, nonché agli ex dipendenti, ai tirocinanti retribuiti o non retribuiti, volontari e candidati.
4.1. Regole per la segnalazione interna delle violazioni
1. Canale di segnalazione
La violazione deve essere riportata in termini sufficientemente precisi.
La persona che segnala deve riferire in buona fede alle persone competenti per iscritto, firmato e datato:
- via email per essere inviato al seguente indirizzo whistleblowing@Luxinnovation.lu oppure
- per lettera da inviare al seguente indirizzo postale Luxinnovation GIE – Whistleblowing/lanceur d'alerte 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 Esch-sur-Alzette
2. Contenuto del rapporto
Il rapporto deve includere almeno le seguenti informazioni:
- l'identità, la funzione e i dati di contatto della persona che segnala;
- il soggetto del rapporto;
- l'identità della persona o delle persone a cui si riferisce il rapporto;
- una descrizione precisa e dettagliata dei fatti (date, testimoni, ecc.);
- Qualsiasi informazione o documento, in qualsiasi forma o su qualsiasi supporto, possa supportare la segnalazione.
3. Segnalazione anonima
La persona che segnala può emettere una segnalazione anonima, anche se si raccomandano fortemente segnalazioni identificate. Si prega di notare che tutte le segnalazioni, anche se anonime, devono essere fatte in buona fede.
Luxinnovation accetterà le circostanze eccezionali che giustificano la segnalazione anonima e si occuperà della segnalazione.
Se la persona autorizzata che riceve il rapporto scritto lo ritiene sufficientemente preciso e le circostanze eccezionali giustificate, la persona anonima che segnala deve essere disposta a rispondere a qualsiasi domanda ritenuta utile nel contesto dell'elaborazione del rapporto.
In mancanza di ciò, l'Entità Giuridica non sarà obbligata a gestire la segnalazione anonima.
Se tutti i requisiti per una segnalazione anonima sono soddisfatti e si rispondono eventuali domande aggiuntive, la segnalazione verrà elaborata e seguita allo stesso modo delle segnalazioni non anonime.
4. Conferma della ricezione del rapporto
Una conferma di ricezione del rapporto sarà inviata alla persona che segnala il prima possibile e al massimo entro 7 giorni lavorativi dalla ricezione del rapporto.
5. Ammissibilità del rapporto
Per consentire all'Entità Giuridica di elaborare e approfondire il rapporto, deve essere redatto in termini sufficientemente precisi. In mancanza di ciò, il rapporto non consentirà al datore di lavoro di adempiere ai propri obblighi e Luxinnovation potrebbe decidere di presentare la denuncia senza ulteriori azioni o di richiedere ulteriori informazioni.
Quando il rapporto è sufficientemente preciso, sarà trattato in conformità con il seguente punto.
4.2. Elaborazione e follow-up del rapporto
1. Misura di follow-up prevista
Il rapporto viene inoltrato alle persone autorizzate (designate dal Comitato di Gestione e i cui nomi vengono comunicati al personale Luxinnovation ad ogni nuova nomina) che decideranno le misure da adottare alla luce delle informazioni riportate dalla persona che ha segnalato e, ove opportuno, di eventuali ulteriori informazioni raccolte dalle persone autorizzate.
Le misure contemplate possono includere in particolare:
- il rinvio della persona che segnala alla persona o al dipartimento appropriato all'interno di Luxinnovation in caso di inammissibilità (ad esempio dipartimento HR, superiore, direzione, ecc.);
- la chiusura della procedura, anche quando gli elementi segnalati non rendono possibile concludere che si sia verificata una violazione, nel caso di una violazione manifestamente lieve che non richieda ulteriori azioni se non la chiusura della procedura, a causa di prove insufficienti o per altri motivi che saranno specificati alla persona segnalante (la procedura sarà chiusa, ad esempio, nel caso di segnalazioni ripetute che non contengano informazioni nuove significative in relazione a un rapporto precedente);
- l'apertura di un'indagine quando gli elementi segnalati lo richiedono (si veda l'articolo 4.2, punto 2 della Politica);
- sanzioni contro il/i responsabile/i della violazione quando gli elementi segnalati sono sufficienti da per concludere che si sia verificata una violazione (si veda l'articolo 6 della Politica);
- il rinvio a un'autorità competente per ulteriori indagini, nella misura in cui tali informazioni non comprometterebbero l'indagine interna né violassero i diritti della persona interessata.
Le informazioni sulle misure previste o adottate nell'ambito del follow-up e sulle ragioni di tale follow-up devono essere fornite entro un termine ragionevole e, al più tardi, entro 3 mesi dalla conferma della ricezione del rapporto o, in assenza di conferma di ricezione, entro 3 mesi dalla scadenza di un periodo di 7 giorni dalla ricezione del rapporto.
La persona che segnala sarà informata regolarmente, e su ragionevole richiesta, sull'andamento dell'elaborazione del rapporto. Alla persona che segnala può anche essere richiesta di fornire qualsiasi informazione aggiuntiva ritenuta necessaria per elaborare la denuncia.
2. Indagine
a) Se gli elementi segnalati lo richiedono e su decisione della Direzione, le persone autorizzate avvieranno un'indagine il prima possibile, a seconda della disponibilità di tutte le parti e della complessità del caso.
A tal proposito, a seconda della situazione, la Direzione nominerà i membri del Comitato Etico, costituito da dipendenti Luxinnovation, o un fornitore di servizi esterno se necessario.
Come parte dell'indagine, possono essere condotte interviste individuali con le seguenti persone:
- la persona che segnala;
- il/i presunto autore della violazione;
- Se necessario, qualsiasi persona menzionata nel rapporto o chiunque possa fornire chiarimenti sui fatti riportati (colleghi di lavoro, superiori, ecc.).
Un rapporto di ogni intervista sarà firmato e datato dalla persona intervistata e da chi l'ha condotta.
Questi scambi sono pensati per integrare qualsiasi documento e informazione raccolti per consentire di prendere una decisione sulla violazione segnalata.
b) Sulla base dei rapporti e degli altri elementi raccolti, il Comitato Etico redigerà il suo rapporto finale d'indagine per determinare se la violazione segnalata sia stata accertata o meno. Questo rapporto sarà inviato al consiglio finale esterno pertinente (legale, contabile, ecc.), prima di essere presentato al Comitato di Gestione per la decisione finale.
Le conclusioni dell'indagine, cioè se una violazione sia stata accertata o meno, saranno comunicate alla persona che segnala e all'autore o all'autore.
I rapporti delle interviste e qualsiasi documento e informazione raccolti rimangono strettamente riservati. Possono, se necessario, essere inoltrate all'autorità competente su sua richiesta o ai tribunali in caso di controversia.
c) Se la violazione viene accerta, saranno adottate sanzioni appropriate contro il/i colpevole in conformità con l'articolo 6 della Politica.
Se la violazione non viene accerta, la procedura è chiusa.
5. Rapporto esterno a un'autorità competente
La persona che segnala può presentare una segnalazione esterna all'autorità competente e in conformità con i canali e le procedure di segnalazione stabiliti dall'autorità competente:
- o dopo aver redatto un rapporto interno in conformità con questa Politica;
- oppure direttamente se è impossibile rimediare efficacemente alla violazione internamente o se esiste il rischio di ritorsioni contro la persona che segnala.
Secondo la legge, la persona che segnala è incoraggiata a privilegiare i canali interni di segnalazione prima di riportare all'esterno.
6. Sanzioni contro il/i responsabile/i della violazione
Quando viene accertata una violazione, verranno adottate sanzioni appropriate contro il/i responsabile/i della violazione.
L'autore della violazione è informato che, a seconda della natura e dell'entità della violazione, possono essere avviati procedimenti legali, penali e/o amministrativi contro di lui/lei.
7. Protezione della persona che segnala
1. La persona che segnala una segnalazione in buona fede in conformità con questa Politica e le disposizioni legali vigenti non sarà soggetta a ritorsioni per i fatti riportati.
2. Tuttavia, qualsiasi segnalazione non fatta in buona fede, che contenga informazioni fuorvianti o fatta in particolare con l'intento di danneggiare Luxinnovation o di danneggiare una persona specifica può essere soggetta a sanzioni disciplinari fino al licenziamento con effetto immediato.
Inoltre, ai sensi dell'articolo 27(5) della legge, una persona che segnala consapevolmente o ha reso pubblicamente informazioni false può essere soggetta a una pena detentiva da 8 giorni fino a 3 mesi e a una multa compresa tra 1.500 e 50.000 euro.
L'autore di una falsa segnalazione può anche essere ritenuto civile responsabile (inclusi i casi di una segnalazione fatta quando il suo autore era a conoscenza della falsità delle informazioni riportate) e il datore di lavoro può richiedere un risarcimento per la perdita subita davanti al tribunale competente.
Infine, va ricordato che la persona presa di mira da false accuse trae beneficio da un'azione personale per diffamazione o denuncia diffamatoria contro il dipendente denunciante.
3. Le misure di protezione previste nel punto 1 si applicano anche ai facilitatori e a terzi che sono collegati alla persona che segnala e che sono a rischio di ritorsioni in un contesto lavorativo (ad esempio colleghi, parenti della persona che segnala).
8. Trattamento dei dati personali
1. Qualsiasi trattamento dei dati personali ai sensi di questa Politica e della Legge deve essere effettuato in conformità con:
- il Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito denominato "GDPR");
- la Legge del 1° agosto 2018 sulla protezione degli individui in relazione al trattamento dei dati personali in materia penale e in materia di sicurezza nazionale;
- la Politica GDPR implementata nell'avviso sulla privacy di Luxinnovation.
2. I dati personali chiaramente non rilevanti per l'elaborazione di una segnalazione specifica non devono essere raccolti o, se raccolti accidentalmente, devono essere cancellati immediatamente.
3. In conformità con la Legge del 16 maggio 2023 e il GDPR, il periodo di conservazione per i documenti relativi a una segnalazione di violazione sarà determinato caso per caso a seconda della natura della violazione o della cattiva condotta segnalata.
Ultima modifica: dicembre 2023